Joás Dutra Pinheiro

Outras informações:
A execução do projeto forneceu inteligência necessária para que o software de GED (Gestão eletrônica de Documentos) fosse efetivamente utilizado, fornecendo a customização da ferramenta e a capacitação dos colaboradores para a automação dos processos de digitalização e indexação na mesma; O serviço teve ações tais quais: identificação dos processos de arquivo, descrição dos mesmos, levantamento das tipologias documentais e criação de uma estrutura de indexação para estes; As ações permitiram à escola alcançar novos níveis de conformidade na gestão de seus documentos; além de maior assertividade na recuperação dos mesmos através da ferramenta eletrônica. O serviço também possibilitou a digitalização de acordo com as melhores práticas da área, aumentando a qualidade das imagens geradas.

Outras informações:
Foi constado que algumas ferramentas e melhores práticas poderiam ser implementadas para alavancar a gestão documental da organização; Analisou-se a totalidade da massa documental da instituição religiosa, então foi produzida uma tabela de temporalidade, ferramenta esta que define prazos de guarda e destinação (eliminação ou guarda) dos tipos de documentos produzidos pela igreja; Durante cerca de 3 meses, avaliou-se cada um dos documentos presentes no arquivo, selecionando para descarte aqueles cujos prazos de guarda já tenham sido ultrapassados e para guarda aqueles cujos valores ainda justificavam seu armazenamento para fins legais, fiscais e/ou históricos Os documentos para eliminação foram descritos em uma lista de eliminação e encaminhados para a direção para aprovação; Os documentos selecionados para guarda foram organizados em pastas suspensas, estas foram identificadas e guardadas em armários. Um software de ECM (DocSystem) foi implantado, os documentos foram digitalizados e indexados no DocSystem para sua fácil recuperação; O serviço efetuado proveu a igreja de meios para evitar a perda de documentos, de formas que a diretoria não perca tempo na busca de informações, criando assim meios para uma gestão de documentos ordenada e efetiva.

Outras informações:
Treinamento básico: alimentação e utilização de sistema de Gestão de Documentos (GED)

Outras informações:
Digitalização e indexação de documentos em sistema de Gestão de Documentos (GED)

Outras informações:
Os documentos foram avaliados, tratados e higienizados, o serviço envolveu a avaliação da massa documental, a separação dos documentos para descarte e guarda em suportes adequados e a identificação dos invólucros para facilitação da busca; Foram utilizados os instrumentos de pesquisa para recuperação daqueles documentos que restaram para guarda intermediária e permanente, instrumentos esses que já haviam sido criados anteriormente pela TRIAGEM CONSULTORIA, os mesmos sofreram modificações e atualizações; O processo permitiu que o CRMV/MS possua as melhores metodologias, disponíveis que possibilitará lidar com a produção, guarda, recuperação e descarte dos documentos.