2012 | DOERJ

Poder Executivo

PODER EXECUTIVO

ANO XXXVIII - N⁹ 214 - PARTE I

QUINTA-FEIRA - 22 DE NOVEMBRO DE 2012

DIÁRIO

OFICIAL

DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

III. Providenciar a emissão da segunda via de contracheques e declarações de rendimentos;

IV. Executar sob a supervisão da Coordenadoria de Gestão de Pessoas e Diretoria de Recursos Humanos, as atividades relativas ao preparo do pagamento do quadro de pessoal da CEPERJ;

V. Zelar pela manutenção atualizada das normas e critérios relacionados com o sistema;

VI. Controlar e executar a folha de pagamento do benefício vale transporte a vale refeição;

VII. Emitir e enviar relatórios mensais de GFIP;

VIII. Emitir e enviar relatórios junto a Receita Federal - IRPF;

IX. Emitir e enviar relatórios da RAIS;

X. Diárias;

XI. Executar o pagamento dos Jetons dos Conselheiros;

XII. Demais atividades que forem determinadas pela Coordenadoria de Gestão de Pessoas e Departamento de Recursos humanos da CE-PERJ.

5.1.1.2 - À Divisão de Administração de Pessoal - DAPE compete:

I. Executar, orientar e fiscalizar as atividades referentes à administração e organização de pessoal ( ativo, inativo e ex-servidores) da Fundação CEPERJ , dentro das normas do SIGRH;

II. Preparar os atos de posse, de investidura e exercício dos servidores comissionados nomeados e concursados da CEPERJ;

III. Executar as atividades de cadastro de pessoal da CEPERJ;

IV. Receber, conferir os Contracheques, Folhas e Frequencia Mensal e Mapas de Controle de Frequencia, controlando e guardando em seus arquivos;

V. Controlar e guardar declarações de bens;

VI. Realizar o controle e execução da programação de férias e licença prêmio e demais afastamentos legais;

VII. Prestar informações em processos administrativos e demais documentos que requeiram dados funcionais dos servidores;

VIII. Controlar o provimento dos cargos efetivos registrando as evoluções funcionais pertinentes;

IX. Acompanhar as vacâncias por aposentadorias, exonerações, afastamentos, cessões e falecimentos;

X. Manter controle das nomeações e exonerações dos cargos em comissão;

XI. Realizar quando necessário, movimentações internas e externas, registrando as alterações funcionais do exercício;

XII. Atualizar e manter sob a sua responsabilidade os registros de assentamentos funcionais dos servidores ativos ( comissionados ou efetivos), inativos e ex-servidores da CEPERJ;

XIII. Confeccionar mapas de tempo de serviço e histórico funcional dos servidores, emitindo certidões (certidão de tempo de serviço de ex-servidores, certidão de 2^a via do ato de investidura e outras) e declarações ( declaração de tempo de contribuição, declaração de ganho enquanto cedido à CEPERJ, documento de atualização de pensão e outras, sempre que solicitado;

XIV. Manter o cadastro das declarações de bens e valores dos servidores em execício de cargos em comissão, dos responsáveis pelos bens patrimoniais e dos Ordenadores de Despesas;

XV. Controlar mensalmente a frequência dos servidores cedidos à CE-PERJ;

XVI. Instruir todos os processos de direitos e vantagens dos servidores da Fundação, providenciando publicações e lavratura de apostilas pertinentes;

XVII. Analisar e providenciar os processos de aposentadoria dos servidores da CEPERJ, bem como atos de fixação de proventos e remuneração, quando especificado;

XVIII. Executar demais atividades que forem determinadas pela Co-ordenadoria de Gestão de Pessoas e Departamento de Recursos Humanos da CEPERJ.

5.1.1.3 - À Divisão de Pagamentos de Projetos e Concursos -DPPC compete:

I. Organizar e manter o cadastro de prestadores avulsos e de concursos atualizados;

II. Manter os registros de Roteiro Padrão e funções atualizadas exigidas no Sistema de SPA;

III. Registrar e executar processos de pagamentos de prestadores avulsos e de projetos, de acordo com as Correspondências Internas enviadas;

IV. Emitir guias de IRRF de cada processo de acordo com as normas estabelecidas pela Secretaria Estadual de Fazenda;

V. Manter contatos permanentes com as Diretorias e suas respectivas Coordenadorias gestoras dos projetos, a fim de cumprir os procedimentos pertinentes à área de atuação;

VI. Executar demais atividades que forem determinadas pela Coorde-nadoria de Gestão de Pessoas e Departamento de Recursos Humanos da CEPERJ.

5.2 - À Coordenadoria Administrativa Operacional CAO compete:

I. Planejar, organizar, coordenar e acompanhar a gestão administrativa e operacional da Fundação CEPERJ, de acordo com as diretrizes estabelecidas pela Presidência e Diretoria Administrativa e Financeira, bem como fornecer, diariamente ao diretor da Diretoria todas as informações pertinentes à sua área;

II. Subsidiar em conjunto com os departamentos a Diretoria Administrativa Financeira com estudos, que tenham a finalidade de evitar desperdícios, sem acarretar prejuízos que possam atingir seus objetivos;

III. Participar dos trabalhos de elaboração da proposta orçamentária da Coordenadoria em conjunto com os departamentos subordinados;

IV. Preparar relatórios mensais;

V. Executar demais atividades que forem determinadas pela Coorde-nadoria de Gestão de Pessoas.

5.2.1 - Ao Departamento de Material e Serviços - DMAS compete:

I. Planejar, organizar, coordenar, acompanhar e avaliar os trabalhos técnicos-administrativos realizados no âmbito do Departamento;

II. Controlar os empenhos ordinários e estimativos de serviços relativos aos trabalhos desenvolvidos pelas Divisões;

III. Administrar os contratos de prestação de serviços contratados pela Fundação CEPERJ

IV. Providenciar contratos de prestação de serviços de terceiros tais como: limpeza, manutenção essenciais, locação de equipamentos;

V. Preparar a documentação necessária a instrução dos expedientes relativos a contratação de serviços ou obras;

VI. Providenciar o licenciamento de veículos;

VII. Zelar pelo cumprimento dos contratos de locação de bens imóveis utilizados pela Fundação CEPERJ;

VIII. Controlar o atendimento, pelos fornecedores, das encomendas efetuadas;

IX. Elaborar levantamento estatístico de consumo anual para orientar a elaboração do orçamento-programa;

X. Executar demais atividades que forem determinadas pela Coorde-nadoria de Gestão de Pessoas.

5.2.1.1 - À Divisão de Serviços Gerais - DSGE compete:

I. Planejar, organizar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos sob responsabilidade da Divisão;

II. Controlar o uso e manutenção das salas de aula, auditório e galeria de artes da Fundação CEPERJ;

III. Administrar e controlar as viaturas à disposição da Fundação CE-PERJ;

IV. Realizar o controle do quadro de avisos e quadro de chaves das portas do edifício;

V. Supervisionar a vigilância e guarda da entrada principal do edifício;

VI. Realizar a vistoria em toda sede após o expediente para verificar se o prédio foi evacuado e os aparelhos elétricos e luzes foram desligados e possíveis vazamentos de água;

VII. Supervisionar os serviços de manutenção dos aparelhos de ar condicionado e elevadores;

VIII. Executar demais atividades que forem determinadas pelo Departamento de Material e Serviços.

5.2.1.2 - À Divisão de Patrimônio - DPAT compete:

I. Planejar, organizar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos sob responsabilidade da Divisão;

II. Gerenciar o patrimônio da Fundação CEPERJ promovendo a des-tinação, a utilização e a incorporação dos bens permanentes ao ativo imobilizado;

III. Promover e orientar o tombamento, classificação e numeração de bens patrimoniais;

IV. Classificar todos os materiais em uso na Fundação CEPERJ;

V. Manter atualizado a documentação referente aos bens móveis e imóveis que tenham sido ativados, bem como aquela relativa à toda alienação efetuada e recebo dos responsáveis pelos bens patrimoniais de cada sala;

VI. Manter o depósito de bens permanentes móveis e material a ali-near;

VII. Realizar aferições e inventários físicos dos bens que estejam de posse das unidades da Fundação CEPERJ;

VIII. Promover a apuração de eventual desvio de material;

IX. Sugerir a alienação e bens patrimoniais;

X. Promover o inventário anual dos bens patrimoniais;

XI. Apresentar inventário anual dos bens permanentes móveis, em consonância com a legislação em vigor;

XII. Executar demais atividades que forem determinadas pelo Departamento de Material e Serviços.

5.2.1.3 - À Divisão de Compras compete:

I. Planejar, organizar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos sob responsabilidade da Divisão;

II. Processar as solicitações de compra de material de consumo permanente e de prestação de serviços, de acordo com as normas em vigor;

III. Promover pesquisa de preços de materiais e de serviços para a elaboração dos processos de compra de material e de prestação e serviços, visando à obtenção de menores preços dentro do padrão de qualidade;

IV. Manter atualizado cadastro de fornecedores e de prestadores de serviços;

V. Realizar compras e contratações de serviços através de dispensa e inexigências de licitação e por adiantamento, de acordo com as normas vigentes;

VI. Entregar aos fornecedores as autorizações de fornecedores de material e as notas de anulação e retificação;

VII. Interagir com a Superintendência de Logística do Estado solicitando subsídios técnicos visando o aperfeiçoamento da Divisão;

VIII. Executar demais atividades que forem determinadas pelo Departamento de Material e Serviços.

5.2.1.4 - À Divisão de Apoio Logístico - DALO compete:

I. Planejar, organizar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos sob responsabilidade da Divisão;

II. Fazer o controle dos equipamentos telefônicos;

III. Promover a manutenção do sistema interno de comunicação da Fundação CEPERJ;

IV. Enviar relatórios mensais referentes ao controle dos pulsos telefônicos da Fundação CEPERJ;

V. Providenciar emissão de passagens aéreas necessárias ao serviço da Fundação CEPERJ;

VI. Enviar relatórios mensais referentes ao controle das passagens emitidas pela Fundação CEPERJ;

VII. Executar demais atividades que forem determinadas pelo Departamento de Material e Serviços.

5.2.1.5 - À Divisão de Reprografia - DREP compete:

I. Planejar, organizar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos sob responsabilidade da Divisão;

II. Programar e controlar o trabalho gráfico;

III. Controlar e providenciar a manutenção do equipamento técnico;

IV. Realizar a previsão de estoque e consumo de matéria prima;

V. Elaborar expedientes relacionados com a competência da Divisão;

VI. Controlar a remessa e o recebimento na Fundação CEPERJ, do material impresso e ou reproduzido na gráfica;

VII. Controlar a produção e qualidade dos serviços gráficos;

VIII. Controlar o estoque de material necessário ao funcionamento da gráfica;

IX. Executar demais atividades que forem determinadas pelo Departamento de Material e Serviços.

5.2.1.6 - À Divisão de Almoxarifado DALM compete:

I. Planejar, organizar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos sob responsabilidade da Divisão;

II. Especificar, classificar e codificar o material usado pela Fundação CEPERJ visando a padronização e sua identificação pelos diversos usuários e fornecedores do sistema de suprimento;

III. Prepara o expediente referente à aquisição de materiais;

IV. Receber o material e conferir seus preços e quantidades confrontando-o com os documentos de aquisição;

V. Inspecionar os materiais recebidos quanto às características de qualidade, especificadas nos documentos da aquisição;

VI. Promover o acondicionamento e estocagem dos materiais, baseando-se em critérios que não interfiram na sua qualidade e ou estado físico;

VII. Controlar, guardar e conservar o material existente em estoque;

VIII. Controlar o estoque e distribuição do material armazenado;

IX. Manter atualizados os registros de entrada e saída e de valores dos materiais em estoque;

X. Realizar balancetes mensais e inventários físicos e de valor do material estocado;

XI. Realizar a classificação contábil do movimento de materiais;

XII. Executar demais atividades que forem determinadas pelo Departamento de Material e Serviços.

5.2.2 - Ao Departamento de Documentação - DDCO compete:

I. Planejar, organizar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos sob responsabilidade da Divisão;

II. Planejar, orientar e fazer o acompanhamento do processo documental, informativo e bibliográfico da Fundação CEPERJ;

III. Elaborar pareceres e trabalhos de complexibilidade sobre assuntos arquivísticos;

IV. Assessorar os trabalhos de pesquisa científica ou técnico-adminis-trativo documental;

V. Estabelecer rotinas que visem otimizar os serviços desenvolvidos pelas Divisões;

VI. Manter o acervo documental sob sua responsabilidade, em arquivos e estantes, devidamente organizados;

VII. Estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalhos, de forma manter a unidade de operação e eficiência do serviço;

VIII. Executar demais atividades que forem determinadas pela Coor-denadoria de Gestão de Pessoas.

5.2.2.1 - À Divisão de Expediente e Protocolo - DEPR compete:

I. Planejar, organizar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos sob responsabilidade da Divisão;

II. Receber, classificar, registrar, autuar e controlar a tramitação de processos e demais documentos registrados pela Divisão;

III. Receber e expedir telegramas;

IV. Receber e expedir correspondências e pequenos volumes possíveis de serem postados pelos correios;

V. Numerar e classificar os documentos no livro de controle;

VI. Processar as guias padronizadas de controle;

VII. Realizar a distribuição interna e externa das correspondências e documentos aos órgãos competentes;

VIII. Expedir a correspondência, documentos e processos da Fundação CEPERJ;

IX. Arquivar cópias dos expedientes remetidos;

X. Classificar e fichar os documentos enviados pela Fundação CE-PERJ;

XI. Controlar a saída dos documentos do arquivo quando não for possível a consulta “in loco”;

XII. Possibilitar e atender as consultas “in loco”;

XIII. Controlar a tramitação dos processos e documentos dentro da Fundação CEPERJ, mantendo atualizados arquivos de fichas com o destino dos documentos;

XIV. Manter a organização do arquivo de processos;

XV. Arquivar e desarquivar processos;

XVI. Executar demais atividades que forem determinadas pelo Departamento de Material e Serviços.

5.3 - À Coordenadoria de Gestão Orçamentária e Financeira -CGO compete:

I. Planejar, organizar, coordenar e acompanhar a gestão econômico-financeira da Fundação CEPERJ, de acordo com diretrizes estabelecidas pela Presidência de Diretoria Administrativa e Financeira, bem como fornecer, diariamente ao diretor da Diretoria, todas as informações pertinentes a sua área;

II. Coordenar e controlar as atividades financeiras, desenvolvidas pelos departamentos que lhe são subordinados;

III. Manter contatos com órgãos estaduais e federais, a fim de dar cumprimento às normas e legislação em vigor, difundindo internamente os princípios básicos que regem a área financeira, contábil e de pessoal;

IV. Propor, com base no detalhamento de despesas, o cronograma de desembolso, considerando a programação financeira do Estado e as receitas próprias da Fundação CEPERJ;

V. Orientar e coordenar a execução orçamentária da Fundação CE-PERJ;

VI. Preparar as solicitações de créditos suplementares e modificações orçamentárias;

VII. Manter intercâmbio com a Assessoria de Contabilidade Analítica, solicitando as informações referentes à receita para posterior lançamento no SIGO, após a checagem desta pela Assessoria;

VIII. Classificar despesas, conferindo os documentos que derem origem à emissão de autorização de empenho (NAD);

IX. Orientar e coordenar as descentralizações para posterior lançamento das notas de crédito (NC), no SIAFEM/RJ;

X. Coordenar lançamentos das reservas orçamentárias no Sistema Integrado de Aquisições (SIGA);

XI. Supervisionar o andamento dos processos sobre a responsabilidade da Assessoria no Sistema UPO/Proderj;

XII. Coordenar a execução de lançamentos no Sistema Integrado de Gestão Orçamentária (SIGO), Lei Orçamentária Anual (LOA), Plano Plurianual (PPA) e o lançamento de ações realizadas no PPA;

XIII. Encaminhar à direção superior as prestações e tomadas de contas mensais e anuais da Fundação CEPERJ.

5.3.1 - Departamento Administrativo e Financeiro - DAFI compete:

I. Controlar a movimentação financeira, abrangendo todos os valores relativos às receitas e despesas da Fundação CEPERJ;

II. Auxiliar a Coordenadoria de Gestão Orçamentária na elaboração da programação financeira da Fundação CEPERJ;

III. Manter o controle dos saldos dos empenhos globais e por estimativa;

IV. Controlar o empenho das despesas e a execução orçamentária para que se mantenha dentro das dotações fixadas orçamentariamente e liberadas pelo órgão competente;

V. Acompanhar e avaliar a execução orçamentária, pondo em evidencia as diferenças que se verifiquem entre as operações previstas e as realizadas durante o exercício;

VI. Examinar os processos de pagamento, na fase de liquidação, visando a correta classificação da despesa;

VII. Controlar a perfeita execução dos cronogramas financeiros dos contratos de obras e serviços;

VIII. Levantar demonstrações do movimento financeiro anual, com detalhamento, para exame e verificações;

IX. Relacionar, no final do exercício financeiro, as despesas empenhadas, liquidadas ou não, e que não foram pagas, constituindo Restos a Pagar;

X. Registrar o custo por Diretoria, Coordenadoria e demais unidades administrativas, bem como custo do projeto;

XI. Efetuar o controle financeiro, apresentando demonstrativos diários a conta bancaria, da receita e da despesa;

XII. Efetuar e controlar o faturamento e a emissão de notas fiscais, bem como seus pagamentos;

XIII. Controlar e executar as aplicações financeiras;

XIV. Comunicar às Diretorias quando do encaminhamento ao banco dos pagamentos relativos à projetos;

XV. Elaborar balancetes de prestação de contas de convênios;

XVI. Elaborar prestações de contas de convênios;

XVII. Manter o controle das consignações dos convênios e projetos autofinanciáveis;

XVIII. Controlar contas bancárias de convênios;

XIX. Providenciar dados para modificações orçamentárias de convênios;

XX. Elaborar demonstrativos da execução física e financeira dos convênios e projetos;

XXI. Fornecer a Coordenadoria subsídios necessários a execução dos convênios e projetos;

XXII. Orientar todos os assuntos pertinentes a convênios e projetos; XXIII. Apresentar relatório mensal das atividades do Departamento; XXIV. Executar outras atividades que forem determinadas pelo Coordenador de Gestão e Orçamento.

Da Composição e Atribuições dos Dirigentes

Da Composição

1 - A Fundação Centro Estadual de Estatísticas, Pesquisas e Formação de Servidores Públicos do Rio de Janeiro - CEPERJ será dirigida por um Presidente símbolo PR - 2, e os demais integrantes de sua estrutura serão:

I. A Vice-Presidência, por um Vice-Presidente, símbolo VP-2;

II. As diretorias, cada uma, por um Diretor de Diretoria, símbolo VP-2;

III. A Assessoria Especial da Presidência, por um Assessor Especial, símbolo VP-2;

IV. A Assessoria de Controle Interno, por um Auditor, símbolo DAS-8;

V. As assessorias, cada uma, por um Assessor-Chefe, símbolo DAS-8;

VI. Os Assessores de áreas estratégicas, cada um, com símbolo DAS-7;

VII. As coordenadorias, cada uma por um Coordenador, símbolo DAS-8;

VIII. Os departamentos, cada um por um Chefe de Departamento, símbolo DAS-7;

IX. As divisões, cada uma por um Chefe de Divisão, símbolo DAS-6.

X. As Agências Regionais, cada uma por um Diretor de Agência Regional, símbolo DAS-7

XI. Os Assistentes I e II de áreas estratégicas, cada um, respectivamente, com símbolo DAS-6 e DAÍ-6

XII. Os Secretários I e II de áreas estratégicas, cada um, respectivamente, com símbolo DAÍ-5 e DAÍ-4;

Das Atribuições dos Dirigentes

1 - Ao Presidente da CEPERJ incumbe:

I. Cumprir e fazer cumprir as normas e diretrizes governamentais na área de atuação da Fundação CEPERJ;

II. Aprovar, coordenar, superintender, avaliar, controlar e orientar programas, planos e projetos, de acordo como as diretrizes, políticas, objetivos fixados nas atribuições da Fundação;

III. Instituir e superintender procedimentos administrativos, sistema de controle e avaliação das atividades operacionais da Fundação;

IV. Representar a Fundação, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente;

V. Apresentar ao Secretário de Estado de Planejamento e Gestão relatório anual das atividades da Fundação com resultados do balanço geral;